• Traitement

Les démarches en ligne
Coordonnées du responsable de traitement
Mairie de Villeneuve d’Ascq
Place Allende
59650 Villeneuve d'Ascq
Tél : 03 20 43 50 50

• Coordonnées du DPO

Le délégué à la protection des données (DPO)
Hôtel de Ville
Direction des systèmes d'information
Place Allende
59650 Villeneuve d'Ascq
Tél : 03 20 43 50 50
DPO@villeneuvedascq.fr

• Finalités du traitement

La collectivité met à disposition de ses usagers un portail accessible depuis le site internet de la Ville afin d’effectuer leurs démarches en ligne.
Les demandes des usagers sont envoyées pour instruction au(x) service(s) municipal(aux) concerné(s).
Les usagers peuvent en suivre le déroulement et communiquer en temps réel avec l'administration. 
L’administration peut conserver un historique des demandes et des réponses apportées aux usagers et élaborer des rapports d’activité statistiques.
Certaines démarches nécessitent un compte de connexion (profil). 
Se créer un compte et y enregistrer ses coordonnées simplifie pour l’usager la saisie des formulaires de démarche en ligne.
La création d’un compte s’accompagne pour l’usager de la création de son porte-documents, espace personnel et sécurisé de stockage des pièces justificatives liées à ses démarches.

• Base juridique

Ce traitement a pour base légale l’article 6 (1) (e) du RGPD [« Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement »].

• Personnes concernées

Les personnes concernées sont les usagers effectuant des démarches en ligne et les agents des services traitant les demandes.

• Données traitées

Les catégories de données traitées sont : 
-    État civil, identité, données d’identification ;
-    Données de connexion 
-    Données internet (cookies, traceurs …)

• Caractère obligatoire ou facultatif des données

Le caractère obligatoire des données et des pièces justificatives à fournir est indiqué sur chaque formulaires de demande. 
Les données et les pièce justificatives obligatoires sont celles en l’absence desquelles la demande ne peut pas être instruite.

• Destinataires

Dans les limites de leurs missions, fonctions et attributions respectives, sont destinataires de tout ou partie des données, les personnels internes (de la mairie et du CCAS de Villeneuve d’Ascq) et externes (prestataires informatiques) chargés de la publication des contenus, du bon état de marche du site et de la gestion des demandes effectuées sur le portail.
Transfert des données hors UE
Aucun transfert de données hors de l'Union européenne n'est réalisé.

• Durée de conservation

Les données sont conservées l’année civile de la demande, plus 2 ans.
Les données relatives à une demande ne sont pas conservées dans le compte usager au-delà de six mois à compter de la clôture de cette demande. 
Ces données sont par ailleurs conservées par la collectivité, hors du compte, conformément aux durées de conservation définies pour chaque procédure initiée par un usager (précisées au niveau de chaque formulaire de demande).
Les demandes sont conservées pendant toute la durée de l’instruction puis anonymisées  12 mois après la clôture de la demande.
Le compte de l’usager est automatiquement supprimé après un an d’inactivité constatée (c’est-à-dire en l’absence de connexion et sans demande en cours), cette suppression entraîne la suppression de toutes les données du compte : les données du profil mais aussi les documents et les demandes associés au compte. Recréer le compte ne permettra de les récupérer. 

• Droits des personnes concernées

Dans les limites prévues par la loi, les droits des personnes concernées (oppositions, accès, rectification, effacement, limitation, portabilité) s’exercent auprès du délégué à la protection des données (DPO),
-    Par voie électronique : dpo@villeneuvedascq.fr
-    Par courrier postal :
Le délégué à la protection des données (DPO)
Hôtel de Ville
Direction des systèmes d'information
Place Allende
59650 Villeneuve d'Ascq
Droit de réclamation auprès de la Cnil
Les personnes estimant que leurs droits ne sont pas respectés peuvent adresser une réclamation (plainte) à la CNIL.